Questionnaire sur l'expérience

Services à la clientèle

• Expérience de la prestation de services au public dans un milieu où le nombre de clients est élevé
• Fournir des services à la clientèle au téléphone, en personne ou par écrit
• Fournir des services au grand public, en personne ou au téléphone
• Traiter des réclamations ou des demandes de prestation ou de services provenant du grand public

Gestion de projets

• Gérer des projets
• Offrir des services de soutien relativement à la gestion de projets

Voyages

• Organiser et effectuer des préparatifs en vue de voyages
• Remplir des demandes de remboursement des frais de voyage
• Remplir des demandes de remboursement des frais de voyage en plusieurs devises
• Vérifier et traiter des demandes de remboursement de frais de voyage

Administration générale

• Appliquer des politiques, des procédures ou des directives administratives

Jurisprudence / Applications des lois

• Offrir des services de secrétariat juridique dans un domaine lié au poste en question
• Offrir des services de soutien administratif dans un milieu judiciaire ou quasi-judiciaire
• Offrir des services de soutien juridique dans un domaine lié au poste en question
• Offrir des services de soutien juridique pour la préparation de documents juridiques tels que des actes de procédure, des mémoires, des accords, des affidavits, des demandes, des défenses, des autorisations d'écoute électronique ou des mandats de perquisition
• Préparer des dossiers des sources et des recueils de textes à l'appui à partir des lois et de la jurisprudence existantes
• Relire des documents juridiques tels que des testaments, des actes de procédure, des hypothèques ou des marchés

Réunions / Rendez-vous

• Coordonner l'emploi du temps d'autres personnes au moyen d'un agenda électronique
• Coordonner l'emploi du temps de cadres supérieurs au moyen d'un agenda électronique
• Prendre et transcrire des comptes rendus de réunions, notamment des rapports de décision
• Prendre et transcrire des comptes rendus de réunions de la haute direction
• Préparer des documents contextuels en vue de réunions
• Préparer des résumés des travaux de réunions
• Prévoir et organiser des téléconférences, des vidéoconférences ou des réunions

Préparation Correspondance / Documents

• Dactylographier à partir d'enregistrements sonores ou d'un dictaphone
• Dactylographier des documents techniques relevant du domaine indiqué sur l'avis
• Dactylographier des documents tels que des lettres, des notes de service, des notes d'information ou des rapports
• Élaborer et fournir aux clients des réponses écrites concernant l'approbation ou le refus de prestations et/ou de services
• Mettre en forme différents documents, rapports et textes
• Mettre en forme différents documents, rapports et textes destinés à la haute gestion
• Prendre des notes et retranscrire le compte-rendu de réunions
• Prendre et transcrire des notes sténographiques
• Préparer des documents de nature confidentielle ou délicate pour les membres de la haute gestion
• Préparer des rapports statistiques
• Préparer des réponses à des demandes de renseignements adressées au ministre
• Préparer et produire des documents devant être publiés ou présentés
• Produire des rapports statistiques au moyen d'un système de suivi informatisé
• Produire des tableaux statistiques et des documents de présentation en format électronique
• Recueillir de l'information provenant de dossiers et de rapports et devant servir à la préparation de correspondance ou de rapports
• Rédiger de la correspondance dans un environnement d'affaires ou de bureau
• Rédiger des ébauches de correspondance
• Rédiger des rapports
• Répondre, au nom de membres de la haute gestion, à la correspondance courante provenant du grand public ou de la clientèle
• Réviser et mettre en forme des documents de nature juridique ou parajuridique
• Réviser et mettre en forme des documents juridiques
• Réviser et vérifier de la correspondance ou des rapports

Finances

• Aider à la préparation de budgets
• Analyser, vérifier et traiter des créances
• Analyser des données financières
• Appliquer les politiques, les procédures ou les directives comptables en vigueur
• Appliquer les politiques, les procédures ou les directives financières en vigueur
• Contrôler la petite caisse
• Dans le domaine des comptes créditeurs, offrir des services de soutien financier tels que traiter des factures ou vérifier et rapprocher les états financiers de fournisseurs
• Dans le domaine des comptes débiteurs, offrir des services de soutien financier tels qu'effectuer la facturation et les dépôts bancaires, diffuser des états financiers, rapprocher des comptes clients ou traiter des transactions relatives aux recettes
• Effectuer la tenue de livres et rapprocher des états financiers
• Extraire et interpréter des données financières
• Fournir des services de soutien en matière de finances et de budget
• Offrir des services de caisse
• Offrir des services de soutien en matière de comptabilité dans divers domaines tels que la comptabilité des recettes et des dépenses, la comptabilité de projet, la comptabilité de gestion ou la vérification a posteriori
• Offrir des services de soutien relativement à la collecte des comptes impayés
• Préparer des rapports sur la situation financière
• Saisir et rapprocher des transactions de gestion des salaires dans un système informatisé
• Surveiller les dépenses et les engagements
• Surveiller les dépenses et les engagements financiers
• Tenir des registres financiers
• Traiter des avances de voyage
• Traiter des demandes de remboursement de frais de réinstallation
• Traiter des demandes présentées par des clients ou par des fournisseurs et exigeant des calculs manuels en vertu des politiques ou des règlements prédéterminés
• Traiter des factures en vue de leur paiement électronique
• Traiter divers documents financiers tels que des pièces justificatives, des demandes, des rapprochements, des débits ou des crédits
• Traiter un ou des paiements financiers relativement aux subventions et contributions
• Vérifier, rapprocher et acquitter des comptes fournisseurs
• Vérifier et rapprocher des comptes fournisseurs et des factures
• Vérifier et rapprocher des comptes généraux

Compétences en informatique

• Élaborer et préparer des présentations multimédias
• Gérer un babillard internet ou une page Web
• Saisir, extraire, compiler et manipuler des données au moyen de logiciels et de systèmes informatisés
• Saisir des données dans un système informatisé
• Utilisation d'un système informatique reliée à l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) tel que ATIP Flow et ATIP Image
• Utiliser des applications de Microsoft Office Suite telles que Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Image Composer, FrontPage ou Project
• Utiliser des bases de données financières et en assurer la maintenance
• Utiliser des logiciels d'éditique
• Utiliser des logiciels de gestion de projets tels que Artemis, Microsoft Project, Open Plan ou Primavera
• Utiliser des navigateurs Web et des moteurs de recherche
• Utiliser des progiciels financiers
• Utiliser des systèmes de classification des fichiers
• Utiliser des systèmes de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI)
• Utiliser des systèmes de suivi de la correspondance tels que CCM, CCM Mercury ou CCM Plus
• Utiliser le SCFG et le SAP
• Utiliser Microsoft Access
• Utiliser Microsoft Excel
• Utiliser Microsoft FrontPage
• Utiliser Microsoft Outlook
• Utiliser Microsoft PowerPoint
• Utiliser Microsoft Word
• Utiliser PeopleSoft
• Utiliser un logiciel servant à consigner des documents et à en assurer le suivi
• Utiliser un scanner ou un logiciel d'imagerie
• Utiliser un système de gestion de l'information sur les ressources humaines tel que Peoplesoft, HRIS ou HRMIS
• Utiliser un système de gestion des documents tel que RIMS, iRIMS, SGDDI ou ForeMost
• Utiliser un système de gestion des voyages

Gestion Correspondance / Documents

• Assurer la maintenance de systèmes de classement des dossiers en format papier et électronique
• Classer et trier des documents dans un environnement d'affaires ou de bureau
• Coordonner la correspondance entrante et sortante
• Coordonner la préparation de documents d'information
• Développer des systèmes de classement des dossiers en format papier et électronique
• Filtrer et faire suivre du courrier ou du courrier électronique au nom d'un cadre supérieur
• Mettre en forme, traiter et distribuer la correspondance ministérielle
• Réunir et diffuser des documents d'information
• Tenir des dossiers en format papier et électronique
• Tenir un système de Contrôle des documents (CD)
• Tenir un système de rappel
• Traiter des demandes ayant trait à la Loi sur l'accès à l'information
• Traiter des demandes ayant trait à la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Traiter et détruire des documents confidentiels ou classifiés
• Traiter et distribuer de la correspondance en utilisant un système de suivi de documents

Achats / Adjudication de contrats

• Acheter des biens et des services
• Appliquer les politiques, les procédures et les directives relatives à la passation de marchés
• Effectuer des transactions en argent comptant ou au moyen d'une carte de crédit
• Offrir des services d'acquisition
• Offrir des services de contrôle des stocks
• Offrir des services de soutien en matière d'administration des marchés
• Offrir des services de soutien en matière de gestion du matériel
• Préparer des bons de commande, des marchés ou des factures
• Préparer des marchés visant l'acquisition de biens ou de services
• Utiliser des sytèmes de d'adjudication de contrats et d'acquisition
• Vérifier, enregistrer et contrôler des comptes créditeurs
• Vérifier, enregistrer et contrôler des comptes débiteurs

Gestion des documents / Fonds de renseignements / Bibliothèque

• Acquérir et cataloguer des documents
• Chercher et localiser des documents d'archives
• Classifier ou coder des documents dans le cadre d'une fonction de gestion de documents
• Créer un ou des systèmes de classement (alphabétique, numérique, géographique, chronologique, alphanumérique ou par bloc numérique)
• Gérer des dossiers et des documents dans le cadre d'une fonction de gestion des documents
• Offrir des services de gestion des documents tels que l'indexation, le renvoi, le classement, la récupération, l'archivage, la conservation ou la destruction de données
• Organiser et décrire des documents d'archives
• Organiser les documents de la bibliothèque et en assurer l'entretien
• Prendre les dispositions relatives aux prêts inter-bibliothèques
• Ranger et récupérer des documents
• Rechercher de catalogue(s) automatisé(s) de bibliothèque
• Tenir à jour un ou des systèmes de classement (alphabétique, numérique, géographique, chronologique, alphanumérique ou par bloc numérique)
• Trier et organiser des renseignements d'archives

Services Courrier / Messagerie

• Expédier et recevoir des biens
• Offrir des services de soutien relatifs à une salle de courrier tels que ramasser et livrer des envois, trier le courrier ou offrir des services de messagerie
• Utiliser des appareils de manipulation du courrier tels qu'une machine à affranchir, un timbre-dateur, une agrafeuse électrique, des couteaux universels, un colleur d'enveloppes, une presse à plat, un chariot, une voiture postale ou une cage de courrier
• Utiliser des appareils spécialisés relatifs au traitement du courrier tels qu'une balance postale, un système de gestion du courrier par code à barres, une distributrice de timbres ou une estampeuse à grande capacité

Recherche / Analyse

• Extraire et résumer des renseignements
• Rechercher, extraire et compiler de l'information provenant de diverses sources
• Rechercher et analyser des données
• Utiliser le logiciel ARCHIBUS

Compétences en informatique

• Utilisation d'applications Web de service à la clientèle, telles que Magic Ticket, Service Desk Express, ou des applications similaires
• Utiliser un logiciel d'éditique pour produire de gros documents contenant des graphiques

Réception

• Accueillir les visiteurs et les diriger
• Faire affaire avec le grand public; notamment donner et recueillir de l'information, donner des explications et des précisions
• Fournir des services de réception; répondre notamment aux demandes de renseignements, accueillir les visiteurs et visiteuses et les diriger
• Recevoir les appels téléphoniques et les acheminer
• Répondre aux demandes de renseignements dans un centre d'appels
• Répondre aux plaintes du public
• Utiliser un standard téléphonique
• Utiliser un système téléphonique à plusieurs lignes

Organisation d'événements spéciaux

• Coordonner des activités d'envergure telles que des visites protocolaires, des réceptions officielles ou des conférences de presse
• Coordonner des réceptions ministérielles officielles
• Coordonner l'organisation logistique de conférences ou d'activités d'envergure
• Coordonner l'organisation logistique de réunions, de colloques ou d'ateliers
• Fournir des services de soutien administratif dans le cadre d'activités spéciales telles des conférences ou réceptions
• Organiser des réceptions d'envergure

Gestion/ Supervision / Leadership d'équipe

• Coordonner les activités de travail d'autres personnes
• Superviser

Rémunération / Avantages sociaux

• Déterminer l'admissibilité aux avantages sociaux
• Donner des conseils en matière d'avantages sociaux
• Donner des conseils en matière de rémunération
• Offrir des services de rémunération
• Offrir des services relatifs aux avantages sociaux
• Traiter des demandes d'assurance-protection
• Traiter des demandes d'avantages sociaux
• Traiter des transactions relatives à la paye

Administration générale

• Assurer l'entretien d'un véhicule de transport-passagers
• Assurer l'entretien de l'équipement de bureau tel que des télécopieurs, photocopieurs ou déchiqueteurs
• Assurer la liaison avec des cadres supérieurs, des dirigeants et dirigeantes non gouvernementaux et des clients
• Assurer la liaison avec des dignitaires tels que des membres du Parlement, des diplomates, des cadres supérieurs de la fonction publique ou non, ou du personnel d'un cabinet ministériel
• Assurer le suivi des congés d'employés
• Conduire un véhicule automobile autre qu'un véhicule de tourisme (p. ex. camion)
• Conduire un véhicule de tourisme
• Coordonner des activités de formation
• Coordonner des activités de gestion des installations telles que des déménagements ou l'installation de mobilier
• Coordonner les activités administratives dans le bureau d'un cadre de direction
• Fixer le calendrier d'activités de formation
• Fournir de l'information sur les politiques et les procédures administratives relatives notamment à l'aménagement des locaux, à la sécurité et à l'assignation d'espaces de stationnement
• Fournir des services de soutien à la gestion en matière de ressources humaines
• Gérer le stock de fournitures de bureau
• Imprimer et assembler des documents en effectuant des fonctions telles que l'assemblage, la tabulation ou la reliure de documents (reliure classique ou à anneaux)
• Installer différentes pièces d'équipement électronique telles qu'un projecteur électronique, un rétroprojecteur, un ordinateur portatif, une imprimante ou un ordinateur personnel
• Offrir des services de messagerie à la haute direction
• Offrir des services de secrétariat à des membres de la haute gestion
• Offrir des services de secrétariat tels que la dactylographie, la photocopie ou le classement
• Offrir des services de soutien administratif aux membres de la haute gestion
• Offrir des services de soutien administratif dans le domaine de la sécurité
• Offrir des services de soutien administratif dans le domaine des télécommunications
• Offrir des services de soutien administratif relativement à l'aménagement des locaux
• Offrir des services de soutien administratif relativement à l'assignation d'espaces de stationnement
• Offrir des services de soutien administratif tels que la dactylographie, la photocopie ou le classement
• Offrir des services de transport à des membres de la haute direction
• Photocopier, trier et agrafer des documents
• Prendre les dispositions relatives aux services de courrier et de messagerie
• Prestation de services de soutien administratif dans un milieu médical out de services de santé
• Recueillir des renseignements au moyen d'un questionnaire uniformisé
• Recueillir des renseignements dans le cadre d'un sondage
• Traiter des documents ou des transactions ayant trait à des instruments de télécommunication tels que des téléphones, des téléphones cellulaires, ou des téléavertisseurs
• Traiter des documents ou des transactions ayant trait à la gestion, à l'acquisition ou à la destruction de biens
• Traiter du courrier
• Utiliser de l'équipement de répartition radio
• Utiliser différentes pièces d'équipement électronique telles qu'un projecteur électronique, un rétroprojecteur, un ordinateur portatif, une imprimante ou un ordinateur personnel
• Utiliser différents articles de bureau tels qu'un télécopieur, un photocopieur ou une déchiqueteuse
• Utiliser un chariot élévateur électronique

Voyages

• Offrir des services de soutien administratif concernant des arrangements de réinstallation

Administration des Ressources humaines

• Appliquer les politiques, les procédures ou les directives relatives aux Ressources humaines
• Faire passer des examens
• Fixer le calendrier d'entrevues
• Fixer le calendrier de séances d'examen
• Offrir des services de soutien administratif dans différents domaines des Ressources humaines tels que le recrutement, la dotation, l'équité en emploi, la classification ou les relations industrielles

Date de modification :

2023-08-09